Consejos para Digitalizar tu Vida y Reducir el Consumo de Papel

Disminuir el consumo de papel puede simplificar tu rutina y ayudarte a gastar menos dinero.

El consumo excesivo de papel no sólo es negativo para el ambiente, sino para tu presupuesto. Los costos asociados (costos de impresión, de copiado, almacenamiento, y en última instancia del papel mismo) pueden representar miles de pesos al año en una oficina promedio, en especial si tenemos en cuenta que la tinta para impresora es un líquido caro.

En los últimos años hay una corriente para disminuir o eliminar el consumo de papel. En inglés se dice “to go paperless”, que traducido directamente es eliminar por completo el papel de nuestras vidas.

Con un poco de dedicación y voluntad, y el uso de las herramientas adecuadas, es posible reducir tu consumo de papel y adoptar sistemas más eficaces, donde nuestra información esté segura, accesible y fácil de localizar.

Seis formas de disminuir tu consumo de papel:
Paga tus cuentas en línea: La mayoría de las empresas que prestan servicios (electricidad, Internet, televisión por cable) ofrecen una manera de pagar las facturas en línea. Aparte de evitarte traslados y colas innecesarias, una de las formas en las que solemos acumular papel es a través de facturas y recibos de transacciones. Igualmente, pídele a tu banco que te envíe los estados de cuenta por correo electrónico, y si tus proveedores de servicio tienen la opción de enviarte la factura de este modo también, opta por ella.

Imprime a PDF: Con mucha frecuencia (por ejemplo, al realizar los pagos del párrafo anterior) sentimos que necesitamos tener ese comprobante, exactamente como aparece en la pantalla, y en esos casos lo que suele suceder es que lo imprimimos y lo guardamos “por si llegamos a necesitarlo”. Es increíble la cantidad de papel que se acumula de esta forma, cuando sería tan sencillo guardarlo en PDF e imprimirlo sólo en caso de que sea necesario.

Digitaliza documentos antiguos: Si bien algunos documentos no pueden ser reemplazados por una versión digital (piensa en los documentos de propiedad de tu casa o tu auto), hay muchísimos otros que guardamos para tener soporte en caso de necesitarlo, y que realmente sería fácil encontrar en línea o utilizar una versión digital (por ejemplo, los manuales de uso de nuestros electrodomésticos). Escanear estos documentos y deshacernos de los originales puede ser la mejor solución.

Adopta herramientas de notas y listas de tareas digitales: La posibilidad de tener tus listas y notas ordenadas, respaldadas, accesibles desde cualquier lugar y al alcance de una búsqueda es increíblemente poderosa. Evernote sigue siendo la mejor aplicación para tomar notas, y hay innumerables aplicaciones para crear listas de tareas.

Utiliza herramientas para firma electrónica: Digitaliza tu firma. Si tienes que firmar contratos frecuentemente, lo mejor que puedes hacer es adoptar un servicio de firma electrónica de documentos. También resulta muy útil firmar una hoja de papel en blanco, digitalizarla y tenerla a mano para todas esas frustrantes ocasiones de “imprime esto, fírmalo y lo devuelves escaneado”.

Respalda todo: la importancia de tener respaldo de toda nuestra información, en especial si vamos a optar por preservar versiones digitales de nuestros documentos. Servicios como Dropbox, que te permiten realizar respaldos automáticos de la información que reside en tu disco duro, son lo ideal.